Autolinks behov

Autolink servar nytillverkade bilar innan de distribueras till respektive återförsäljare i Skandinavien. Det innebär att man granskar bilarna och åtgärdar eventuella problem. Största kund är Peugeot och varje år levererar man cirka 30 000 bilar till återförsäljare . Autolink använde tidigare ett IT-system som var krångligt, underhållskrävande och hade dålig tillförlitlighet. Bara att hålla systemet någorlunda funktionsdugligt krävde två heltidstjänster. Autolink behövde till att börja med hjälp med att säkerställa och dokumentera befintligt system och därefter ett nytt system som var mer resurssnålt och bättre anpassat till verksamheten.

Så blev lösningen

Det skräddarsydda systemet som Alien Interactive utvecklade för Autolink består av ett intranät och en webbapplikation som alla bilar registreras i. Bilar som är på väg till Autolink Malmö förs in i systemet via filer som skickats från Peugeots generalagent i Stockholm. I filerna anges bland annat bilmodell och vilka åtgärder som ska göras på den enskilda bilen. När de anländer skrivs vagnskort och streckkodsetiketter ut och sätts på bilarna. Så fort någon åtgärd är utförd dras en streckkod och på så sätt blir det möjligt att följa varje enskild bil genom hela processen. Därmed är det lätt att få fram listor över vad som behöver åtgärdas för dagen. Leveransbokningar sker automatiskt genom att information skickas till transportören om vilka bilar som är klara samt var de skall levereras. Systemet hanterar även verkstadspersonalens arbetstid.
Flödet är utvecklat specifikt för Autolink och företag med liknande verksamhet, men kan naturligtvis anpassas för andra företag där det exempelvis finns ett mer eller mindre utbrett användande av streckkodsläsare och där man önskar ett ännu mer automatiserat flöde.

Värde för Autolink

Det specialutvecklade systemet har gett Autolink full kontroll över flödet av information och fullt stöd i sina arbetsprocesser.
– Det system som Alien försett oss med förenklar väldigt mycket, nu vet vi exakt var varje bil befinner sig och i vilket tillstånd den är, säger ekonomiansvariga Anette Hansson.
– Alla ledtider arkiveras och det är väldigt enkelt att gå tillbaka och få ut detaljer om varje bil, till exempel vilka monteringar som gjorts, när de har gjorts och av vem, säger Fredrik Göransson , driftchef på Autolink.
Båda två upplever stora skillnader mot tidigare system som de använt.
– En av de största fördelarna är att det är så lättanvänt, fortsätter Anette Hansson.
Efterhand har Alien Interactive även tagit över ansvaret för alla delar av Autolinks IT-verksamhet, allt ifrån intranät och program till datorer och streckkodsläsare. Alien Interactive jobbar även proaktivt och bidrar med effektivisering och förbättring av programvara, IT-struktur och planering. Smart och snabb på platsen-hjälp kan erbjudas genom att fjärrstyra datorer via krypterade kanaler. Detta innebär att Autolink i dag bara behöver vända sig till en part för att få råd och hjälp kring allt som rör IT och kan fokusera alla sina resurser på sin kärnverksamhet. Det är också en kostnadseffektiv lösning eftersom Autolink endast utnyttjar tjänsten när den behövs.
Autolinks driftschef Fredrik Göransson menar att en av anledningarna till att Alien lyckas så bra med systemet är att de är noga med att sätta sig in i den verksamhet som systemet ska ingå i.
– De förstår vår verksamhet och kan processerna.